Автоматизация работы с Outlook с помощью дополнений

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»

Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange!

Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»
  1. Запустите Outlook и щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу.
  2. В разделе Сведения нажмите на кнопку Автоматические ответы Автоматические ответы в Outlook 2013
  3. Включите опцию Отправлять автоответы.
  4. Установите флажок Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания рассылки. Если не вводить ничего, то автоматические ответы начнут отправляться прямо сейчас и до тех пор, пока вы не отключите опцию.
  5. Если вы используете Outlook для деловых целей, имеет смысл создать менее формальное сообщение для ваших коллег (В пределах организации) и более формальный для деловых контактов (За пределами организации). Введите текст сообщения для каждого из вариантов на соответствующей вкладке. Текст автоответа в Outlook
  6. В тексте рекомендуется указать дату окончания вашего отпуска или отсутствия. Также имеет смысл указать в уведомлении имя и адрес электронной почты человека, с которым ваш контакт может связаться по неотложным вопросам.
  7. Подтвердите создание уведомления об отсутствии, нажав ОК.

Теперь в указанный период на все входящие электронные письма будет даваться ответ, содержащий созданный вами текст.

Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»

Как выполнить конвертирование?

Расширение .OST

  • Платные – обладают большим функционалом, но придется оформить подписку. Работают без подключения к сети, могут распознать зашифрованный или поврежденный файл и восстановить его.
  • Бесплатные – их функционал небольшой, для работы потребуется доступ к Интернету. Имеются ограничения на размер и количество файлов, иногда расшифровка или восстановление .PST файлов занимает больше времени.

PST в Exchange Server … Exchange EDB в файл PST … PST из Exchange и Outlook … Export Mailbox в Exchange Server … Offline OST to PST Converter

  1. Скачиваем с официального сайта и устанавливаем: -ost-to-pst-converter. Установка может занять некоторое время.
  2. Запускаем программный продукт и выбираем конвертируемый .OST файл.
  3. Переходим в Converter mode (Режим конвертирования). Смотрим, что находится внутри файла.
  4. После нажатия кнопки «далее» кликаем по папке, куда будут сохранены данные. Выбираем пункт Save as PST file (Сохранить как PST), затем Save (Сохранить).
Читайте также:  Как работать в Windows 8 и 8.1

Ограничение на размер правил в Outlook

Небольшая заметка на тему ограничений на максимальный размер правил в Outlook. Правила Outlook – мощный инструмент, позволяющий организовать и автоматизировать работу пользователя в Outlook.

Ограничение на размер правил в Outlook

Благодаря правилам можно настроить перемещение, пересылку, удаление входящей и исходящей корреспонденции, организовать сортировку и категоризацию писем и много другое… Однако нельзя создать бесконечное количество правил, т.к. максимальный размер правил ограничен – причем это ограничение не самого Outlook, а почтового сервера Exchange, на котором хранится ящик пользователя.

В некоторых случаях при создании или редактировании правил в Outlook может появиться окно с сообщением о невозможности записи правила на сервер:

Ограничение на размер правил в Outlook

В английской версии Outlook ошибка выглядит так:

Это означает, что в вашем ящике на почтовом сервере Exchange кончилось место для хранения правил. Количество места, выделяемое под правила зависит от версии Microsoft Exchange:

Ограничение на размер правил в Outlook
  • Exchange 2003 – под правила отводится 32 Кб (этого в среднем хватает на хранение 20 – 25 правил)
  • Exchange 2007/ Exchange 2010/ Exchange 2013 – под правила отводится 64 Кб
  • Ограничение на размер правил в Outlook

    В Exchange 2003 ограничение на максимальный размер правил является фиксированным и изменить его нельзя. В более новых версиях Exchange объем памяти под хранение правил можно увеличить до 256 Кб. Лимит правил устанавливается индивидуально для каждого пользователя через специальный атрибут RulesQuota.

    Текущий размер квоты правил Exchange для конкретного пользователя можно узнать с помощью следующей команды, выполненной в Exchange Management Console:

    Ограничение на размер правил в Outlook

    Чтобы увеличить память для ящика:

    Если нужно увеличить лимит под правила сразу для всех ящиков, вам поможет команда:

    Ограничение на размер правил в Outlook

    В том случае, если и этого места для хранения правил будет недостаточно, пользователю рекомендуется прибегнуть к следующим манипуляциям:

    Читайте также:  Windows - как принудительно запустить автоматическое обновление

    Ускоренная подготовка корреспонденции

    При написании новых писем и ответов на полученные сообщения немало времени занимает ввод часто повторяющихся фраз: приветствий, подписей и т.д. Разумеется, в Outlook предусмотрены возможности использования автоподписи и шаблонов, но автоподписей может быть только две (одна для новых сообщений, другая для ответов на письма), а в качестве шаблона можно применять только ранее сохраненные в формах письма, что не очень удобно.

    Гораздо эффективнее подготовить шаблоны и подписи средствами плагинов Potolook, Quick Templates либо Live Signatures. С помощью первых двух несложно создать нужный набор шаблонов — как минимум, разные шаблоны для деловой и личной переписки, а плагин Live Signatures расширит возможности применения автоподписей. После этого при написании писем уже не придется вручную вводить приветствие и подпись, вставлять иные часто употребляемые фразы и прочее, а значит, удастся избежать лишних хлопот.

    Рис. 1. Запоминание фрагмента сообщения в качестве шаблона в Quick Templates

    Рис. 2. Редактирование шаблона в Quick Templates

    Рис. 3. Изменение параметров встроенного стандартного шаблона в Potolook

    Рис. 4. Корректировка шаблона в редакторе шаблонов Potolook

    Рис. 5. Настройка автоподписи в Live Signatures

    Рис. 6. Настройка автоматического выбора учетной записи в Message AutoFill

    Теоретически настроить автоматический выбор нужной учетной записи в зависимости от папки можно и с помощью плагина Potolook. Однако в нем это реализуется путем создания для рабочей и домашней папок разных шаблонов с последующей корректировкой в них в секции Инициализация имени учетной записи (строка Account), что не совсем очевидно.

    Настройка автоматического ответа Outlook 2010

    Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

    В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

    Настройка автоматического ответа Outlook 2010

    Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

    Читайте также:  Режим сна или гибернация на Mac. Чем они отличаются

    Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

    Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

    Настройка автоматического ответа Outlook 2010

    Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

    • Как сделать автоответ в Outlook: активация и деактивация в версиях 2007, 2010, 2013, 2016

    Добрый день!

    В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

    Телефон: +7 123 456-78-90

    Почта: [email protected]

    Настройка автоматического ответа Outlook 2010

    Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

    Приветствую!

    До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

    Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

    Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

    Настройка автоматического ответа Outlook 2010

    Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

    Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

    Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

    Настройка автоматического ответа Outlook 2010

    В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу  отправлялись в бухгалтерию.

    • Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook

    После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

    Настройка автоматического ответа Outlook 2010

    На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

    Кнопки

    Иногда дизайн письма требует закругленных углов, но свойство border-radius не работает в Outlook. Чтобы не делать кнопки с помощью картинок, можно воспользоваться этим сервисом, который генерит код, понятный для любого почтового провайдера. Обратите внимание, что текст кнопки и ссылку нужно дублировать:

    Кнопки

    Outlook не самый удобный для верстальщика почтовик. Скажем откровенно: совсем неудобный. Но раз им многие пользуются (большинство корпоративной почты — это Outlook), то важно уметь верстать красивые адаптивные письма и для него. Остались вопросы или у вас есть свои собственные лайфхаки? Напишите нам

    Современная техника - портал Миникод